ESCUELA NORMAL CENTRAL PARA VARONES
Curso: Laboratorio 1
Catedrático: Ronald Andrés Vásquez Secaida
CORRESPONDENCIA COMBINADA
Nombre: Edgar Manuel Peinado
Grado: 4to Bach en computación
Sección: “A”
Clave: 20
INDICE
INTRODUCCIÓN 3
CORRESPONDENCIA COMBINADA 4
** VAMOS A DESARROLLAR UN EJEMPLO COMPLETO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, PARA QUE LO ENTIENDAS MEJOR 5
1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA 5
2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS 6
APRENDEMOS A MANEJAR LA LISTA DE DATOS CREADA 13
3. USAR ESOS DATOS PARA TUS CARTAS, Y COMBINARLOS 14
COMBINAMOS DATOS CON LA CARTA 16
CONCLUSION 19
EGRAFIA 20
INTRODUCCIÓN
• El siguiente trabajo trata sobre el tema Correspondencia Combinada la cual es aplicada en Microsoft Word al momento de enviar la misma carta a varias personas es importante aprender sobre este tema.
• En este trabajo también vamos a aprender a como aplicarlo en el documento y cuales son los pasos a seguir para realizarlos sin ninguna novedad.
• Muchas empresas hoy día utilizan lo que es correspondencia combinada pues se les es más fácil que estar modificando cada uno de los diferentes datos que contiene una carta o memorándum.
• Espero aprendan mucho de esto y lo puedan aplicar en trabajos futuros.
CORRESPONDENCIA COMBINADA
PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA
Estamos ante otra potente utilidad de Word 2007 que nos vá a ahorrar un enorme trabajo cuando tengamos que trabajar en documentos donde se repitan ciertos datos. Para eso podremos usar con Word 2007 esta herramienta.
Imagínate la secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de saludo (por ejemplo) a 200 personas. Imagínate también que tuviese que teclear uno por uno el encabezamiento de cada una de esas 200 cartas a enviar...¿verdad que sería de locos?.
Con Word 2007 esa es una tarea sencillísima, pues tan solo debería disponer de una base de datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos encabezamientos tan solo sería cuestión de unos pocos clics con el ratón...
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** VAMOS A DESARROLLAR UN EJEMPLO COMPLETO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, PARA QUE LO ENTIENDAS MEJOR
Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de esa secretaria (en el ejmplo trabajaremos con solo 3 personas, en vez de las 200 que habíamos dicho, aunque supondrás que sirve para cuantas quieras), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:
1. Crear el cuerpo de la carta
2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos
3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos
4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro.
1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA
Para ello, una vez abierto un Nuevo Documento, tendremos que ir a:
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Como ves, tendremos que abrir la Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinación de correspondencia y luego a Cartas, y después:
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Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que será invariable); supongamos que es el que te muestro en la imagen de arriba. Hecho lo anterior en nuestro documento Word 2007, habrá que trabajar con los destinatarios, para ello, tendremos que:
2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS
Nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta otra:
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Al no disponer ya de una lista para usar (por cierto, podría proceder a Access por ejemplo, o de los contactos de Outlook), no habrá más remedio que crear esa lista por una sola vez, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que picar en dicha opción:
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Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como puedes ver arriba, picamos en Personalizar columnas...:
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En los campos existentes, hay unos cuantos que no me interesan, así que procederé a eliminarlos, por ejemplo el primero: Tratamiento, lo quito:
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Tan simple como marcarlo picando en él y luego pico en el botón Eliminar. Verás que aparece un mensaje de advertencia:
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Mensaje que aceptamos y el campo "Tratamiento" desaparecerá (hay que tener en cuenta, que no desaparece de la lista general que guarda Word, sino que sí desaparece para nuestra lista personal). Seguimos quitando los campos sobrantes.
Otra cosa que nos puede interesar hacer, es cambiar el nombre de algún campo. Mira el ejemplo en la imagen de abajo:
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Al picar sobre el campo y luego sobre el botón Cambiar nombre..., nos aparecerá una nueva ventana como esta:
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Ahí realizamos el cambio oportuno y picaremos sobre el botón Aceptar para que lo tome. Igualmente, podremos mover un campo de sitio; si necesitamos que aparezca en un orden distinto, tan solo tendremos que:
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Una vez que habíamos picado sobre el botón Aceptar, pasaremos a la ventana siguiente:
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Observa la imagen de arriba y verás como hemos ído campo por campo introduciendo datos en cada uno de ellos; de esta forma tenemos la primera fila completa con los datos imaginarios de un tal Julio Pérez López. Es de suponer que necesitemos introducir los datos de muchas más personas, así que para introducir una nueva fila con campos que nos permitan poder cargar los datos de otra segunda imaginaria persona, picaremos en el botón Nueva entrada. De esta forma seguimos hasta tenerlos todos (en mi caso introduzco solo tres para el ejemplo):
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En el momento en que haya terminado y no necesite introducir más datos, picaré sobre el botón Aceptar. Tendré que salvar ahora esos datos:
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Se trata de elegir una carpeta donde guardar esos datos (base de datos), y darle un nombre al archivo:
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Fíjate que el archivo se guardará con la extensión ".mdb", es decir, como datos de una base de datos. Has visto que le he indicado a Word 2007 una carpeta donde guardar esa lista, y luego le asigné un nombre a la misma ("Ejemplo Combinar").
Ahora ya podremos seguir con la tarea de combinar correspondencia usando precisamente esa lista creada.
APRENDEMOS A MANEJAR LA LISTA DE DATOS CREADA
Recuerda que tenemos la lista guardada, y habíamos preparado el cuerpo de nuestra carta:
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3. USAR ESOS DATOS PARA TUS CARTAS, Y COMBINARLOS
Ahora, nos colocamos con el cursor justo a continuación de Apreciado/a: como vés en la imagen de abajo:
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Y estando en la Ficha Correspondencia picaremos en la opción Insertar campo combinado; aparecerán los campos que habíamos dejado en nuestra lista ¿recuerdas?. Ahora picamos sobre "Nombre" de forma que quedará añadido a nuestra carta:
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Dejamos un espacio en blanco después de <
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Repitiendo lo explicado, colocaremos ahí los datos que necesitemos, además en el orden y colocación que queramos:
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Vemos que hay excesivo espacio entre las filas de ese encabezamiento, así que recuerda de lecciones anteriores como se puede disminuír ese espacio:
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Bueno, pues de esta forma ya tenemos preparado nuestro modelo de carta, usando la utilidad de Combinar correspondencia de Word 2007. Nos queda ahora por ver como se lleva a cabo esa combinación con esta herramienta tan potente que nos será de gran ayuda en el futuro. Será en la próxima lección.
COMBINAMOS DATOS CON LA CARTA
Después de todo lo explicado hasta ahora, nuestra carta debe estar así en este momento::
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En la imagen de arriba habrás observado que ahora tendremos que picar sobre Vista previa de resultados (Ficha Correspondencia), de modo que automáticamente Word 2007 realiza silenciosamente el trabajo y nos ofrece los resultados:
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Perfecto!!, ahora tendremos ya nuestras 3 cartas listas en una sola operación (podrían haber sido 50, ó 100). Además con la gran ventaja de que esa lista de personas la tendremos disponible para usar en el futuro cuantas veces quieras (lógicamente habremos realizado el trabajo de introducir los datos de todas las personas según vimos en lecciones anteriores, pero a partir de ahora, cada vez que necesites crear cartas, ¡¡se acabó el trabajar!!).
Veamos el resultado de nuestro trabajo. Nos iremos a:
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Ahora para ver esas cartas de una vez, nos vamos a:
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Mediante el Zoom ajustamos el ancho de página a un 33% de forma que tendremos a la vista las tres cartas perfectamente listas para imprimir y enviar a los destinatarios. Solo nos restaría guardar el trabajo:
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CONCLUSION
• Aprendimos que la correspondencia combinada en el documento Microsoft Word es importante ya que si trabajamos en alguna oficina consultorio o incluso en un colegio y tenemos que enviar la misma carta o nota a varias personas se nos hace mas fácil que estar cambiando cada termino
• También aprendimos que existen varios pasos para poder combinar la correspondencia y que son fáciles de aprender, la correspondencia combinada también se puede aplicar en Excel pero este es otro tema.
EGRAFIA
www.deseoaprender.com/Word2007/Tema22
esta bueno
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